Datenschutzinformation

Fassung: Juli 2019

1. Allgemeines

1.1 Verantwortliche Stelle und Gegenstand

Die Heinrich-Böll-Stiftung e.V. unterbreitet ihre Online-Angebote unter Beachtung der einschlägigen europarechtlichen und deutschen Datenschutzbestimmungen.

Im Folgenden stellen wir dar, wie wir Ihre Daten verarbeiten. Sofern den anschließenden Abschnitten oder in separaten Datenschutzerklärung nichts anderes zu entnehmen ist, gelten die Angaben in diesem allgemeinen Teil.

1.2 Kontaktdaten Datenschutzbeauftragte*r

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie schriftlich mit uns Kontakt aufnehmen oder eine Mail an datenschutz@boell.de senden.

1.3 Betroffenenrechte und Aufsichtsbehörde

Sie haben grundsätzlich folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18f. DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Dazu können Sie schriftlich mit uns Kontakt aufnehmen oder eine Mail an datenauskunft@boell.de senden.

Wir werden Ihre Rechte in jedem Einzelfall prüfen. Sofern ein von Ihnen geltend gemachtes Betroffenenrecht nach unserer Ansicht nicht eingeräumt werden kann, werden wir dies auf Wunsch auch schriftlich darlegen.

Wir weisen darauf hin, dass wir unter Umständen von Ihnen einen weiteren Identitätsnachweis verlangen, um einen Missbrauch der Betroffenenrechte auszuschließen.

Sie haben das Recht, bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde des Landes Berlin Beschwerde einzulegen. Zuständig ist neben der Berliner Aufsichtsbehörde auch die Aufsichtsbehörde im Bundesland Ihres Wohnsitzes oder Ihrer Arbeitsstelle.

1.4 Empfänger der Daten

Die Weitergabe von Daten findet ausschließlich im Rahmen schriftlicher vertraglicher Vereinbarungen, die die Verantwortlichkeiten für die Einhaltung von Rechten und Pflichten eindeutig regeln, oder entsprechend nachfolgend dargestellter Regeln statt.

1.5 Änderungen unserer Datenschutzinformation

Wir werden diese Datenschutzinformation gelegentlich anpassen und verbessern, insbesondere, wenn dies aufgrund von Änderungen des geltenden Rechts oder unserer stiftungsinternen Prozesse notwendig ist.

2. Webseiten

Im Rahmen der lesenden Nutzung unseres Onlineangebots werden personenbezogene Daten für folgende Zwecke erhoben:

2.1 Übermittlung der Onlineinhalte

2.2 Übermittlung von Inhalten Dritter

2.3 Verbesserung des Onlineangebots

2.4 Absicherung unserer technischen Systeme

2.5 Übermittlung von Kommentaren

2.6 Anti-Spam-Prüfung

2.7 Datenbank des Archivs „Grünes Gedächtnis“

2.1 Übermittlung der Onlineinhalte

2.1.1 Zweck und Datenkategorien

Zum Zweck der Übermittlung der von Ihnen aufgerufenen Webseite werden von Ihrem Browser unter anderem auch weitere folgende Informationen übersandt:

Ihre IP-Adresse (eine Ziffernfolge, die Ihren Computeranschluss im Internet identifiziert)
Informationen zu Ihrem Endgerät, beispielsweise den verwendeten Browser, Verbindungsgeschwindigkeit oder Bildschirmgröße

Für die Darstellung bestimmter Informationen verwenden wir JavaScript, sofern Sie JavaScript in Ihrem Browser nicht deaktiviert oder einen JavaScript-Blocker installiert haben.

2.1.2 Rechtsgrundlage

Diese Verarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Ihnen Inhalte auf Ihre Anfrage hin zu übermitteln und optimal darzustellen.

2.1.3 Speicherdauer

Die o.g. Daten werden nach Abschluss des Übertragungsvorgangs für den Zweck der Übermittlung nicht weiter gespeichert.

2.1.4 Ihre Rechte

Ein Berichtigungs-, Auskunfts- und Löschanspruch über die im Rahmen der reinen Nutzung des Onlineangebotes gespeicherten Daten besteht nicht, da für den Zweck der reinen Übermittlung der Inhalte die Speicherung von Daten nur temporär erfolgt und diese unmittelbar danach gelöscht werden.

2.2 Übermittlung von Inhalten Dritter

2.2.1 Zweck und Datenkategorien

Auf unseren Webseiten nutzen wir u. a. folgende Dienste, um fremde Inhalte einzubinden:

Videos via YouTube und Vimeo
Sound via SoundCloud und Mixcloud
Nachrichten via Twitter
Bilder via Flickr
Instagram
Facebook
Open Street Maps

Werden solche Dienste in Gebrauch genommen, so richtet sich die Erhebung und Nutzung der Daten auch nach deren jeweiligen Datenschutzrichtlinien.

Bereits im Rahmen der Einbindung werden Sie – sofern wir dies technisch nicht unterbinden – an die jeweiligen Dienste weitergeleitet, die auf diesem Wege auch erfahren, dass Sie unsere Seite besucht haben.

Wir unterhalten neben unseren eigenen Webseiten auch Präsenzen in unterschiedlichen sozialen Medien, welche Sie direkt oder über entsprechende Schaltflächen auf unserer Webseite erreichen können. Beim Besuch einer solchen Präsenz werden personenbezogene Daten an den Anbieter des sozialen Netzwerks übermittelt.

Sofern Sie während des Besuchs unserer Webseiten in Ihr persönliches Benutzerkonto des jeweiligen sozialen Netzwerkes eingeloggt sind, kann dieses Netzwerk den Besuch Ihrem Konto zuordnen.

Die bei uns eingesetzten Social-Media-Buttons zum Teilen von Inhalten übermitteln keine Daten automatisch an den Anbieter des Dienstes beim Besuch unserer Website. Sie werden erst durch Klicken auf das entsprechende Plug-In an das jeweilige Soziale Netzwerk weitergeleitet, um den Beitrag in Ihrem Netzwerk zu teilen.

2.2.2 Rechtsgrundlage

Die Weiterleitung erfolgt aus unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), auf Ihre Anfrage hin Inhalte zu übermitteln, die mit denen anderer Anbieter in Beziehung gesetzt sind.

2.2.3 Speicherdauer

Die Speicherdauer der Daten bei Dritten richtet sich nach den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Dienste (siehe oben).

2.2.4 Ihre Rechte

Ihre Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Dienste (siehe oben).

2.3 Verbesserung des Onlineangebots

2.3.1 Zweck und Datenkategorien

Zur Verbesserung unseres Onlineangebots werten wir aus, wie unsere Seite benutzt wird. Hierfür greifen wir auf folgende Informationen des HTTP-Requests zurück:

Ihre durch Löschung der letzten beiden Zahlenblöcke anonymisierte IP-Adresse (eine Ziffernfolge, die Ihren Computeranschluss im Internet identifiziert)
Die von Ihnen aufgerufene Webseite
Informationen zu dem von Ihnen verwendeten Browser und Betriebssystem
Ggf. die Seite, von der aus Sie zu uns gelangt sind (REFERER-Information).

Wir nutzen außerdem Cookies, die uns ermöglichen, unsere Nutzer*innen wieder zu erkennen. Cookies sind Textdateien mit einer Identifikationsnummer, die von Ihrem Browser gespeichert und bei erneutem Seitenaufruf an uns übermittelt werden.

2.3.2 Rechtsgrundlage

Die vorgenannten Datenkategorien werden aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Verbesserung unseres Onlineauftritts verarbeitet.

2.3.3 Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden unmittelbar nach der Erhebung anonymisiert.

2.3.4 Ihre Rechte

Ein Berichtigungs-, Auskunfts- und Löschanspruch besteht nicht, weil nach der Erhebung eine Anonymisierung erfolgt und in aller Regel ein Bezug auf den Auskunftsersuchenden durch uns nicht mehr hergestellt werden kann.

Wir erheben diese Zugriffsstatistiken derzeit durch unseren Dienstleister Piwik PRO GmbH. Dieser Datenverarbeitung können Sie hier widersprechen.

Wir benutzen außerdem die Software Heatmap, die die Nutzung unserer Webseite anonymisiert visualisiert. Falls Sie der Nutzung Ihrer Daten für die Zukunft widersprechen möchten, klicken Sie bitte hier.

Um diesen Ausschluss der Datenspeicherung zu gewährleisten, wird in Ihrem Browser ein sogenannter Opt-Out-Cookie gesetzt. Sollten Sie alle Cookies auf Ihrem Rechner löschen, müssen Sie die Opt-Out-Cookies erneut setzen.

Wir respektieren die "Do not Track"-Einstellung Ihres Browsers. Sofern Sie diese Einstellung aktiviert haben, findet keine Speicherung Ihrer Daten zur Verbesserung des Onlineangebots statt.

2.4 Absicherung unserer technischen Systeme

2.4.1 Zweck und Datenkategorien

Zur Absicherung unserer technischen Systeme greifen wir auf folgende Informationen des HTTP-Requests zurück:

Ihre IP-Adresse (eine Ziffernfolge, die Ihren derzeitigen Computeranschluss im Internet identifiziert)
Die von Ihnen aufgerufene Webseite
Informationen zu dem von Ihnen verwendeten Browser und Betriebssystem
Ggf. die Seite, von der aus Sie zu uns gelangt sind (REFERER-Information).

2.4.2 Rechtsgrundlage

Die Speicherung erfolgt aus unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Fehlern in und Angriffen auf unsere technischen Systeme eine Analyse durchführen zu können.

2.4.3 Speicherdauer

Die beschriebenen Daten werden, sofern kein Sicherheitsvorfall festgestellt wird, innerhalb von sieben Tagen gelöscht. Wird ein Sicherheitsvorfall festgestellt, erfolgt die Löschung, sobald kein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung besteht.

2.4.4 Ihre Rechte

Grundsätzlich bestehen bezüglich der vorgenannten Datenkategorien Auskunfts- und Berichtigungsansprüche. Allerdings ist in aller Regel der Personenbezug primär über die IP-Adresse herstellbar.

2.5 Übermittlung von Kommentaren

2.5.1 Zweck und Datenkategorien

Besucher/innen unserer Webseiten haben die Möglichkeit, unter Beiträgen ein Kommentar zu hinterlassen. Hierbei speichern wir die Daten, die im Kommentar-Formular angezeigt werden:

Name (öffentlich sichtbar)
E-Mail-Adresse (nicht öffentlich sichtbar)
Inhalt des Kommentars (öffentlich sichtbar)

Bei Bearbeitungen und Kommentaren im Kommunalwiki werden gespeichert:

Ohne Anmeldung im Benutzerkonto: IP-Adresse (öffentlich sichtbar)
Mit Anmeldung im Benutzerkonto: Benutzername (öffentlich sichtbar)
Mit Anmeldung im Benutzerkonto: E-Mail-Adresse (nicht öffentlich sichtbar)
Mit Anmeldung im Benutzerkonto: Freiwillig gemachte Angaben zur Expertise (öffentlich sichtbar)

Zudem wird der User-Agent-String zur Identifizierung des Browsers gespeichert, um die Erkennung von Spam zu unterstützen.

2.5.2 Rechtsgrundlage

Die Datenspeicherung und -veröffentlichung erfolgt durch Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Der vorgenannte "User-Agent-String" wird aufgrund des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Spamerkennung verarbeitet.

2.5.3 Speicherdauer

Diese personenbezogenen Daten werden solange aufbewahrt, bis die betroffene Person der Nutzung der Daten widerspricht und die Löschung beauftragt.

2.5.4 Ihre Rechte

Grundsätzlich bestehen bezüglich der vorgenannten Datenkategorien Auskunfts- und Berichtigungsansprüche.

2.6 Anti-Spam-Prüfung

2.6.1 Zweck und Datenkategorien

Kommentare, die in unserem Online-Angebot von Leser*innen gemacht werden können, können von uns einer automatisierten Überprüfung darauf unterzogen werden, ob es sich um unerwünschte Nachrichten (Spam) handelt. Hierzu können verschiedene Angaben ausgewertet werden:

Name
E-Mail-Adresse
IP-Adresse
Kommentarinhalt
Ggf. die Seite, von der aus Sie zu uns gelangt sind (REFERER-Information).
Informationen zu dem von Ihnen verwendeten Browser und Betriebssystem
Zeit des Eintrags

2.6.2 Rechtsgrundlage

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), in den auf unserer Webseite gemachten Kommentaren Spam auszuschließen und den hierfür erforderlichen Überprüfungsaufwand auf einen angemessenen Umfang zu beschränken.

2.6.3 Speicherdauer

Ist ein Kommentar als Spam eingestuft worden, können die Daten zur Verbesserung der Spamerkennung dauerhaft gespeichert werden. Andernfalls erfolgt keine der Speicherung der o.g. Datenkategorien in diesem Kontext über den Zeitpunkt hinaus, in dem die Spamerkennung durchgeführt wird.

2.6.4 Ihre Rechte

Grundsätzlich bestehen bezüglich der vorgenannten Datenkategorien in Bezug auf eine dauerhafte Speicherung Auskunfts- und Berichtigungsansprüche. Ein Löschanspruch wird gewährt, wenn das Löschinteresse gegenüber unserem Interesse an der Spambekämpfung im Einzelfall überwiegt.

2.7 Datenbanken des Archivs „Grünes Gedächtnis“

2.7.1 Zweck und Datenkategorien

Im Rahmen der Nutzung der Datenbanken unseres Archivs für die Bibliothek und die Sammlungen besteht die Möglichkeit, eine Merkliste anzulegen. Diese dient dem Zweck, für Sie interessantes Archiv- und Bibliotheksgut online zu notieren, um es später besser wieder zu finden. Hierfür werden die ausgewählten Objekte gemeinsam mit einer Nutzerkennung für die Dauer der Sitzung gespeichert. Gleichzeitig nutzen wir Cookies, so dass Ihre Merkliste von Ihrem Browser gespeichert und bei erneutem Seitenaufruf an uns übermittelt werden kann.

Außerdem werden Server-Logfiles zur Erstellung einer Benutzerstatistik sowie zur Überprüfung bei rechtswidriger Nutzung erhoben. Folgende Daten werden protokolliert:

Ihre IP-Adresse (eine Ziffernfolge, die Ihren derzeitigen Computeranschluss im Internet identifiziert)
Die von Ihnen aufgerufene Webseite
Zeitpunkt des Zugriffes
Menge der gesendeten Daten in Byte
Vermerk bei Aufruf vom mobilen Device

2.7.2 Rechtsgrundlage

Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), den Nutzer/innen unseres Archivs einen einfachen Zugang zu Informationen zu ermöglichen und ihnen ein optimales Angebot zu unterbreiten sowie bei Fehlern in und Angriffen auf unsere technischen Systeme eine Analyse durchführen zu können.

2.7.3 Speicherdauer

Die Speicherung im Rahmen der Merklisten-Funktion erfolgt so lange, bis Sie im System auf „Merkliste löschen“ klicken. Außerdem können Sie den gespeicherten Cookie in Ihrem Browser löschen. Den HTML-Link können Sie nur für die voreingestellte Dauer der Sitzung aufrufen.

Die IP-Adressen werden nach Erstellung der Auswertung anonymisiert. Die anonymisierten Logfiles werden nach 12 Monaten gelöscht.

2.7.4 Ihre Rechte

Sie können die Merkliste online einsehen, ändern und löschen.

3. Newsletter, Themenverteiler, Abonnements

Im Rahmen der Nutzung dieses Angebots werden personenbezogene Daten für folgende Zwecke erhoben:

3.1 Kontaktaufnahme

3.2 Verbesserung der Kommunikation

3.1 Kontaktaufnahme

3.1.1 Zweck und Datenkategorien

Es werden personenbezogene Daten erhoben, die der Erfüllung des vorrangige Zwecks der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. gemäß § 2 der Vereinssatzung dienen. Diese Daten umfassen maximal:

Stammdaten (Name, Titel, Anrede, Geburtsdatum, Funktion usw.)
Kontaktdaten (Postadressen, E-Mail, Telefon, Fax, Instant Messenger, Webseite usw.)
Thematische Interessensgebiete
Beziehungen zur Stiftung, Kontaktaufnahmen seitens der Stiftung
Fachkontakte und Expert*innen-Informationen
Rechtsgrundlage der Datenspeicherung, Datenschutzpräferenzen

3.1.2 Rechtsgrundlage

Die Datenspeicherung erfolgt durch Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) der Stiftung, ihre satzungsmäßigen Ziele zu erfüllen.

3.1.3 Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden – sofern keine weiteren Rechtsgrundlagen bestehen – solange aufbewahrt, bis die betroffene Person der Nutzung der Daten widerspricht, die Einwilligung widerruft oder die Löschung beauftragt. Zudem wird das Fortbestehen der Rechtsgrundlage der jeweiligen Datenspeicherung regelmäßig geprüft und bei Wegfall werden die personenbezogenen Daten mit einer angemessenen Bearbeitungsfrist von bis zu 3 Monaten gelöscht.

3.1.4 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft zu vorstehend genannten Datenkategorien sowie auf deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung.

3.2 Verbesserung der Kommunikation

3.2.1 Zweck und Datenkategorien

Zur Verbesserung unserer Kommunikation erfassen wir jeweils bezogen auf die Verschickung folgende Informationen:

Erfolgreiche Zusendungen
Nichtzustellbare Nachrichten (sogenannte Bounces)
Abbestellungen
Anonymisierte Öffnungsrate der Verschickung sowie der in ihr enthaltenen Links

3.2.2 Rechtsgrundlage

Die vorgenannten Datenkategorien werden aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Verbesserung der Kommunikation mit unseren Interessent*innen verarbeitet.

3.2.3 Speicherdauer

Von uns versandte personalisierte Newsletter und Rundschreiben werden vollständig nach 3 Jahren gelöscht.

3.2.4 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft zu vorstehend genannten Datenkategorien sowie auf deren Berichtigung oder Löschung, sofern bei der Erhebung keine Anonymisierung erfolgte.

4. Teilnahme an Veranstaltungen

4.1 Zweck und Datenkategorien

Zur Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und Dokumentation von Veranstaltungen können personenbezogene Daten erhoben werden, die der Erfüllung des vorrangige Zwecks der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. gemäß § 2 der Vereinssatzung dienen. Diese Daten umfassen maximal:

Stammdaten (Name, Titel, Anrede, Funktion usw.)
Kontaktdaten (Postadressen, E-Mail, Telefon usw.)
Veranstaltungsinformationen
Kontaktaufnahmen seitens der Stiftung
Rechtsgrundlage der Datenspeicherung
Bild- und Videoaufnahmen von Veranstaltungen

4.2 Rechtsgrundlage

Zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung sowie deren Dokumentation werden die o.g. Daten aufgrund ihrer verbindlichen Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) verarbeitet (siehe auch „Allgemeine Geschäftsbedingungen für den Veranstaltungsbereich der Heinrich-Böll-Stiftung“).

Zum Zwecke der Nachbereitung von Veranstaltungen, z.B. für Evaluationen oder den Hinweis auf thematisch ähnliche Folge-/Veranstaltungen und veranstaltungsrelevante Publikationen, werden die o.g. Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gespeichert, die Qualität unserer Veranstaltungen zu verbessern sowie unsere Satzungsziele zu erfüllen.

Zur Unterstützung unserer politischen Bildungsarbeit und unserer Öffentlichkeitsarbeit werden Bild- und Videoaufnahmen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gespeichert und teilweise veröffentlicht.

4.3 Empfänger der Daten

Die o.g. Daten können im Rahmen von Veranstaltungen, die in Kooperation mit anderen Organisationen durchgeführt werden, zu den vorgenannten Zwecken basierend auf den ausgeführten Rechtsgrundlagen an die Kooperationspartner*innen übermittelt werden.

Veröffentlichte Bild- und Videoaufnahmen sind weltweit zugänglich.

4.4 Speicherdauer

Veranstaltungsteilnehmer/innen stimmen einer Kontaktaufnahme und Datenspeicherung für die Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und Dokumentation der Veranstaltung zu. Sollten keine weiteren Kontakte zur Stiftung bestehen, werden die personenbezogenen Daten nach 36 Monaten mit einer angemessenen Bearbeitungsfrist innerhalb von bis zu 3 Monaten und im Einzelfall nach Prüfung aus der Datenbank gelöscht.

Zur Dokumentation gegenüber Mittelgebern und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben werden Veranstaltungsunterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

Fotografische Dokumentationen und Videoaufzeichnungen von Veranstaltungen unterliegen keiner Aufbewahrungsfrist und werden auf unseren Webseiten und Social-Media-Auftritten veröffentlicht.

4.5 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft zu vorstehend genannten Datenkategorien sowie auf deren Berichtigung.

Zum Zweck der Nachbereitung von Veranstaltungen können Sie der Verarbeitung der Daten jederzeit widersprechen.

Bei Foto- und Videoaufnahmen, bei denen der Fokus auf einzelnen Personen liegt, haben Sie jederzeit das Recht und die Möglichkeit, die von uns beauftragten ober akkreditierten Personen und Dienstleister (beispielsweise durch einen Ansteck-Button, den Sie während der Veranstaltung erhalten können) darauf hinzuweisen, dass Sie nicht aufgenommen werden wollen. Sollte dies nicht möglich sein oder nicht beachtet werden, werden wir bei entsprechender Nachricht nachträglich eine Veröffentlichung durch uns und unsere Dienstleister unterbinden, soweit es im Rahmen unserer Einflussmöglichkeiten liegt.

5. Bestellung von Publikationen

5.1 Zweck und Datenkategorien

Für den Versand unserer Publikationen an Interessent*innen verarbeiten wir maximal folgende Daten:

Stammdaten (Name, Titel, Anrede, Funktion usw.)
Kontaktdaten (Post- und ggf. Rechnungsadresse, E-Mail usw.)
Bestellte Publikation
Ggf. Zahlungsdaten

5.2 Rechtsgrundlage

Die Datenspeicherung erfolgt auf der Basis eines Vertrages bzw. eines vorvertraglichen Rechtsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5.3 Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Zusendung der Publikation im Regelfall gelöscht. Sollten mit der Bestellung von Publikationen jedoch auch Zahlungen verbunden sein, dann unterliegt die Speicherung Ihrer Daten der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

5.4 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft zu vorstehend genannten Datenkategorien sowie auf deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern dem keine gesetzlichen Erfordernisse entgegenstehen.

6. Umfragen und Evaluationen

6.1 Zweck und Datenkategorien

Im Rahmen der Wirksamkeitsmessung unserer Aktivitäten werden Umfragen und Evaluationen unter unseren Interessent/innen durchgeführt, die umgehend anonymisiert werden. Neben den Antworten können je nach Umfrage allgemeine statische Angaben erfasst werden (z.B. Geschlecht, Altersgruppe, Migrationshintergrund).

6.2 Rechtsgrundlage

Die vorgenannten Datenkategorien werden aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Verbesserung der Angebote für unsere Zielgruppen verarbeitet.

6.3 Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden im Rahmen von Umfragen und Evaluationen nicht dauerhaft gespeichert.

6.4 Ihre Rechte

Ein Berichtigungs-, Auskunfts- und Löschanspruch besteht nicht, weil die Erhebung anonymisiert erfolgt und ein Bezug auf den Auskunftsersuchenden durch uns nicht mehr herstellbar ist.

7. Online-Seminare und Videokonferenzen

7.1 Zweck und Datenkategorien

Neben der Datenerfassung zur Anmeldung zu Veranstaltungen (siehe oben zu Teilnahme an Veranstaltungen) wird zur Durchführung von Online-Veranstaltungen, wie Online-Seminaren und Videokonferenzen, von den Teilnehmenden nur ein Name abgefragt, der auch ein Pseudonym sein kann.

Werden für die Durchführung Dienste Dritter in Gebrauch genommen, so richtet sich die Erhebung und Nutzung der Daten auch nach deren Datenschutzrichtlinien.

7.2 Rechtsgrundlage

Die Datenerhebung während der Durchführung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. Ihrer verbindlichen Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7.3 Speicherdauer

Online-Seminare und Videokonferenzen werden in der Regel nicht aufgezeichnet oder gespeichert. Abweichende Vereinbarungen bedürfen unter Angabe des Zwecks der Zustimmung der Teilnehmenden.

7.4 Ihre Rechte

Ein Berichtigungs-, Auskunfts- und Löschanspruch besteht nicht, weil unsererseits regelmäßig keine personenbezogenen Daten über den Zeitraum der Durchführung hinaus gespeichert werden.

Bei Nutzung der Dienste Dritter entnehmen Sie Ihre Rechte bitte den dortigen Datenschutzrichtlinien.

8. Bewerbung auf Stellen und Praktika

8.1 Zweck und Datenkategorien

Datenerhebung und -verarbeitung erfolgen ausschließlich für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens für die Stelle/das Praktikum, auf die/das Sie sich beworben haben.

Dafür werden folgende Daten gespeichert:

Angaben zur Person
Post- und Kontaktadressen
Zur Bewerbung gehörende Unterlagen
Interne Bewertungen der Bewerbungen

Falls Sie eine Reisekostenerstattung wünschen, werden zu diesem Zweck auch Ihre Kontodaten verarbeitet.

8.2 Rechtsgrundlage

Datenerhebung und -verarbeitung beruhen auf Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO, ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs.1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG.

8.3 Empfänger der Daten

Sollte die Bewerbung über Interamt, Deutsche Telekom AG, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn organisiert werden, gelten auch die dortigen Datenschutzhinweise.

8.4 Speicherdauer

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten gelöscht, sobald die Geltendmachung von sich aus dem Bewerbungsverfahren ergebenden Ansprüchen ausgeschlossen werden kann, i.d.R. binnen 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Für zahlungsrelevante Daten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

8.5 Ihre Rechte

Sofern Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, löschen wir Ihre Daten mit Ausnahme der Mitteilung hierzu, die wir aufgrund unseres berechtigten Interesses am Nachweis ihrer Rücknahme mit der oben genannten Speicherdauer aufbewahren.

9. Begabtenförderung im Studienwerk

9.1 Datenkategorien

Im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens zur Aufnahme in die Begabtenförderung speichert das Studienwerk folgende personenbezogenen Daten:

Personenstamm- und Kontaktdaten, wie Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit inkl. weitere Angaben und Daten zu Studium/Promotion
Bewerbungsdaten, wie Zeitpunkt der Bewerbung, Korrespondenz zum Bewerbungsverfahren, eingereichte Bewerbungsunterlagen, Gutachten und Auswahlergebnisse
Ggf. Kontodaten zur Reisekostenerstattung

Im Rahmen der Begabtenförderung speichert das Studienwerk darüber hinaus folgende personenbezogenen Daten (Förderakte):

Alle förderrelevanten Unterlagen nach der Aufnahme in die Förderung: Diese sind vor allem Zeugnisse, Berichte, Korrespondenzen inkl. Feedbacks auf Jahresberichte; Berechnungsunterlagen, Steuerbescheide, Gehalts- und Vermögensnachweise; Atteste; Kontodaten.
Dokumentation der Teilnahme am Veranstaltungsprogramm

Diese Daten dienen nachfolgend detailliert darstellten Zielen:

Durchführung der Förderung
Evaluierung und Archivierung
Datenweitergabe zur Kontaktvermittlung

9.2 Durchführung der Förderung

9.2.1 Zweck und Rechtsgrundlage

Die Erhebung, Speicherung und Nutzung der Daten während des Bewerbungsverfahrens und der Förderung von Stipendiat*innen dienen dem Zweck der Prüfung, Begleitung und Nachbetreuung der Förderung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. c DSGVO.

Hierbei gelten bei Aufnahme in die Förderung insbesondere auch die Förderbedingungen des Studienwerks in Form der „Verpflichtungs- und Einverständniserklärung“.

Zur Vermeidung von Doppelförderungen können bei den anderen Begabtenförderungswerken, den Ämtern für Ausbildungsförderung, dem DAAD und bezüglich des Deutschlandstipendiums bei Hochschulen Abfragen und Datenabgleiche erfolgen. Zu diesem Zweck wird jährlich eine auf einzelne Hochschulorte begrenzte Stichprobe personenbezogener Daten (mit Namen, Vornamen, Anschrift, Geburtsdatum und Hochschulort) dem Bundesministerium für Bildung und Forschung übermittelt. Dieses gleicht die Daten mit denen der anderen Begabtenförderungswerke, den BAföG-Ämtern, dem DAAD und den jeweiligen Hochschulen ab.

9.2.2 Speicherdauer

Die zahlungsrelevanten Förderakten inkl. der dazu gehörigen Bewerbungsunterlagen müssen mindestens 10 Jahre zu Prüfungszwecken durch den Mittelgeber aufbewahrt werden, um eine satzungsgemäße und zuwendungsrechtlich einwandfreie Mittelverwendung überprüfen zu können. Sie werden – sofern keine anderen Gründe vorliegen – 10 Jahre nach Ausscheiden aus der Förderung bzw. der letzten Stipendienzahlung zum Jahresende gelöscht.

Die Unterlagen der Bewerber*innen, die nicht in die Förderung aufgenommen wurden, werden drei Jahre aufbewahrt und inkl. der Personenstamm- und Kontaktdaten zum Jahresende gelöscht. Für zahlungsrelevante Daten bei Erstattung der Reisekosten zum Auswahlworkshop gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

9.2.3 Ihre Rechte

Eingereichte Unterlagen inkl. Zeugnisse, Antragsunterlagen und Berichte können auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Gutachten, Referenzen und interne Dokumente, die Auswahl- und Förderentscheidungen betreffen und im Auftrag des Studienwerks erstellt wurden, unterliegen dem Prinzip der Vertraulichkeit, die wir Gutachter*innen auch ausdrücklich zusichern. Sie können deshalb nicht ausgehändigt werden.

9.3 Evaluierung und Archivierung

9.3.1 Zweck und Rechtsgrundlage

Die Förderakten werden zum Zwecke der Evaluierung der ideellen und materiellen Förderung ausgewertet.

Einzelne Förderakten von Stipendiat*innen inkl. der dazu gehörigen Bewerbungsunterlagen werden zudem dauerhaft archiviert. Die Auswahl erfolgt in einem Verfahren, das unabhängig von der geförderten Person ist: Die derzeitige Praxis ist, dass Förderakten der Stipendiat*innen in das Archiv überführt werden, deren Nachnamen mit den Anfangsbuchstaben D oder L beginnen.

Die Evaluierung und Archivierung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO seitens der Heinrich-Böll-Stiftung an der Nutzung der Daten zur Verbesserung der Förderstrategie der Stiftung und zu wissenschaftlichen, statistischen und archivarischen Zwecken.

9.3.2 Speicherdauer

Die Archivierung ausgewählter Förderakten erfolgt unbefristet.

9.3.3 Ihre Rechte

Es kann ein Recht bestehen, der Nutzung der Förderakte für die vorgenannten Zwecke zu widersprechen, sofern nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung seitens der Heinrich-Böll-Stiftung nachgewiesen werden können.

9.3.4 Datenübermittlung

Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte sowie die Gewährung eines Zugriffs auf Förderakten für Forschungszwecke durch Dritte oder für die Veröffentlichung erfolgt ausschließlich nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen und setzt derzeitig die individuelle ausdrückliche Zustimmung im Einzelfall voraus.

9.4 Datenweitergabe zur Kontaktvermittlung

9.4.1 Zweck und Rechtsgrundlage

Stipendiat/innen können der Weitergabe ihres Namens, der Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie des Hochschulorts und Studiengangs bzw. Promotionsfachs und Titels der Dissertation an andere Stipendiat*innen, Vertrauensdozent*innen und Abteilungen der Stiftung inkl. Landesstiftung und Auslandsbüros im Zusammenhang der Förderung einschließlich der Betreuung und Nachbetreuung generell zustimmen. In diesem Fall erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage der entsprechenden Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9.4.2 Ihre Rechte

Sie können eine erteilte Einwilligung in die Datenweitergabe jederzeit widerrufen.

10. Preise und Förderanträge an die Freundinnen und Freunde

10.1. Zweck und Datenkategorien

Datenerhebung und -verarbeitung erfolgen ausschließlich für die Durchführung und Dokumentation des Auswahlverfahrens der Vergabe des jeweiligen Preises oder der Förderung durch die Freundinnen und Freunde.

Dafür werden zur Preisvergabe von den Vorschlagenden und den Vorgeschlagenen sowie von den Förderantragstellern folgende Daten gespeichert:

•   Stammdaten (Name, Titel, Anrede, Geburtsdatum, Funktion usw.)

• Kontaktdaten (Postadressen, E-Mail, Telefon, Fax, Instant Messenger, Webseite usw.)

•   Entscheidung der Jury bzw. des unabhängigen Gremiums

•   Ggf. Zahlungsdaten

10.2. Rechtsgrundlage

Datenerhebung und -verarbeitung beruhen auf Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO.

10.3. Empfänger der Daten

Die Unterlagen werden ausschließlich an die fachlich und organisatorisch verantwortlichen Mitarbeiter*innen der Stiftung sowie die Mitglieder der Jury bzw. des unabhängigen Entscheidungsgremiums weitergegeben. Preisträger*innen und geförderte Projekte werden zudem öffentlich bekannt gemacht.

10.4. Speicherdauer

Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Finanzrelevante Unterlagen werden zur Dokumentation gegenüber Mittelgebern und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

Die Vergabe von Preisen und Förderungen durch die Freundinnen und Freunde sind von besonderem archivalischen Interesse und werden daher nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dauerhaft archiviert.

10.5. Ihre Rechte

Sofern Sie Ihren Vorschlag oder Antrag zurückziehen, löschen wir Ihre Daten mit Ausnahme der Mitteilung hierzu, die wir aufgrund unseres berechtigten Interesses am Nachweis der Rücknahme mit der oben genannten Speicherdauer aufbewahren.

11. Freundinnen und Freunde der Heinrich-Böll-Stiftung und Ehrenamtliche

11.1. Zweck und Datenkategorien

Die Freundinnen und Freunde unterstützen die Zielsetzung der Stiftung gemäß Satzung § 2 auf Basis einer schriftlichen Beitrittserklärung. Zudem wird die Arbeit der Stiftung durch Ehrenamtliche in verschiedenen Gremien und Funktionen unterstützt. Von diesen Personengruppen werden maximal folgende Daten erfasst:

• Stammdaten (Name, Titel, Anrede, Geburtsdatum, Funktion usw.)

• Kontaktdaten (Postadressen, E-Mail, Telefon, Fax, Instant Messenger, Webseite usw.)

• Thematische Interessensgebiete

• Beziehungen zur Stiftung, ¬Kontaktaufnahmen seitens der Stiftung

• Fachkontakte und Expert*innen-Informationen

• Rechtsgrundlage der Datenspeicherung, Datenschutzpräferenzen

• Zahlungsdaten

Außerdem werden Informationen gespeichert, die im Rahmen der Tätigkeit als Jurymitglied oder zur Begutachtung von Förder- und Stipendienanträgen entstehen. Die Erhebung, Speicherung und Nutzung dieser personenbezogenen Daten dienen der Dokumentation und Begleitung der Preisvergabe oder Förderung sowie für wissenschaftliche und statistische Zwecke und Evaluationen.

11.2. Rechtsgrundlage

Für die Freundinnen und Freunden der Stiftung stellt die Satzung, für die Ehrenamtlichen die Übernahme des Engagements die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der jeweils erforderlichen Daten und Zwecke dar (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Aufbewahrung von Unterlagen über die gesetzlichen Fristen hinaus erfolgt aus dem berechtigtem Interesse der Stiftung zur Dokumentation ihrer Geschichte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11.3. Empfänger der Daten

Jurymitglieder werden öffentlich bekannt gemacht. Darüber hinaus erfolgt die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ausschließlich nach schriftlicher Zustimmung der betroffenen Person. Alle Gutachten und internen Dokumente, die Auswahlentscheidungen betreffen, unterliegen der Vertraulichkeit und werden Dritten prinzipiell nicht ausgehändigt.

11.4. Speicherdauer

Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Finanzrelevante Unterlagen werden zur Dokumentation gegenüber Mittelgebern und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

Die Mitglieder der Freundinnen und Freunde sowie das Engagement als Ehrenamtlicher der Stiftung sind von besonderem archivalischen Interesse und werden daher nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dauerhaft archiviert. Gleiches gilt für Gutachten der Ehrenamtlichen des Studienwerkes in den Förderakten ehemaliger Stipendiat/innen, deren Familienname mit dem Buchstaben D oder L beginnen.

11.5. Ihre Rechte

Ihnen stehen grundsätzlich datenschutzrechtliche Auskunftsrechte und ggf. Rechte auf Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten zu.

Sie haben das Recht, der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Evaluationen, statistische Erhebungen und Forschungszwecke zu widersprechen. In diesem Fall werden nach Ablauf der gesetzlicher Aufbewahrungsfristen die entsprechenden Unterlagen für die weitere Verwendung pseudonymisiert.

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Heinrich-Böll-Stiftung

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