Outlookには、メールの整理や送信ミスの予防など、便利で役立つ機能があります。さらに、AIアシスタントの「Copilot」の導入で、さらにOutlookは便利になっています。
そこで今回は、Outlookを使いこなす、メール管理を最適化する活用術をご紹介します。
Outlookで送信済みメールを取り消す
Outlookでは、場合によって送信後にメールを取り消せます。
まず、Outlookの「送信済みアイテム」フォルダで取り消したいメールをダブルクリックし、「メッセージの取り消し」をクリックするだけ。取り消しが成功したかどうかは、結果通知が届くのを待つことで確認できます。
この機能はMicrosoft 365やWindows 11など新しいバージョンのOutlookに搭載されています。
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カスタムテンプレートでメールを効率化
メールクライアントには、カスタムテンプレートの設定機能が搭載れており、Outlookも例外ではありません。頻繁に使う内容をあらかじめ設定しておけば、毎回ゼロから入力する必要がなくなります。メール作業を効率化し、時間を節約するのにぴったりですよ。
メール作成時に保存したテンプレートを開けば、内容を使いまわすことができます。何度も同じ内容を入力しているなら、テンプレートを活用してみてください。
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Copilotによるメールのコーチングを受ける
「Copilot」は、Outlookに「コーチング」機能を提供しています。
この機能は、メールの文章を分析し、より適切な表現やトーンの改善案を提案することで、より伝わりやすい内容にしてくれるというもの。
たとえば、相手に配慮した柔らかな言い回しや、目的が伝わる構成などをアドバイスしますよ。メールの内容や表現に四苦八苦している方は、試してみるといいでしょう。
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